1.找出规律，突出重点。写“总结”应切忌“流水账”，不讲轻重，事无巨细，面面俱到。克服这种现象的唯一办法就是突出重点。所谓“重点”，是指事物的主要矛盾和矛盾的主要方面。具体说，就是把工作中的基本经验、主要做法，贯彻党的方针政策上的成功之处，指导工作开展的得力之法，推动事业顺利进行的关键所在等等总结提炼出来。那种“千年总结一个样”的“通用总结”理应加以杜绝。
2.功夫下在平时。写“总结”最根本的一条是丰富地运用材料，要把材料积累的功夫真正下到平时。注意“上头”和“下头”，“上头”材料包括对党和国家在方针、政策上一些重大的、最新的提法；上级组织有关本部门、本系统工作一些新的要求；本机关每一位领导同志在有关工作上的一些新的意图、见解、评论、想法，特别是他们随口而出的一些零零碎碎的想法、看法，一定要记在心中。“下头”包括机关内部及下面基层单位出现的工作新动向、新苗头，以及典型人、典型事，特别是群众中出现的对工作精神的见解、评价及含义深刻的“火花”式的语言。
3.不要十步九回头。当按照提纲正式动笔写作时，一开始不要过多考虑文字的技巧。就如同盖大楼一样，先把四框垒起来，而后再精雕细琢。起草初稿犹如“冲锋”，尽量一气呵成，宜粗不宜细；修改稿子时则要精雕细刻，好似“绣花”，宜细不宜粗。
4.行文要规范。“总结”不是一个主要、正式文种，加之它的行文属性是“中性”，因此，在上报和下发时，都要从主要、正式文种中选择“报告”和“通知”做“文件头”，采取复体行文的方式，载运“总结”分别向上和向下行文，切不可“天马行空，独来独往”。“总结”虽然要随“文件头”运行，但从本质上讲它不属于附件，其落款处也要加盖印章，以示负责。
（作者系中国公文写作研究会常务副会长兼秘书长，中国公文学研究所所长、研究员）
(本文原载于《新闻与写作》2017年第12期，转载需授权)
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