《好好说话》专栏・第 4 期:工作汇报前期准备:精准铺垫,告别临场慌乱

不少朋友都遇到过这样的困境：接到领导通知，过来汇报一下近期的工作。放下手里的事情匆忙赶到办公室，开口之后才发现思绪杂乱，想到哪里说到哪里。一大堆细碎事务全部堆砌出来，讲了半天，领导抓不到重点，自己越讲越慌乱。

很多人把汇报失利归结为临场口才不行。可从事职场表达辅导之后我发现，绝大多数汇报翻车，根源并不在于开口之后，而是前期准备环节就已经出现疏漏。口头汇报不是临场即兴发挥，充足的前期梳理，才是一次高质量汇报的基石。今天我们就聊一聊，正式汇报之前，应当做好哪些筹备工作。

一、先想清楚：本次汇报的核心目标是什么

动手梳理内容之前，首先要确立汇报目标。我们先要自我设问：这次汇报，主要是向领导同步进度？是请求资源支持？还是遇到难题向上寻求决策？不同的目标，汇报的侧重点完全不一样。

· 如果是同步进度：重点讲已经完成了什么，当前推进到哪一步。

· 如果是请示求援：重点摆出困境，同时带上自己初步的思路方案，不要只把难题丢给领导。

· 如果是阶段性总结：突出工作成效，客观分析现存短板。

目标想明白之后，后续素材筛选才有方向，才不至于眉毛胡子一把抓。

二、梳理工作素材：分清三类内容，做好取舍

手头的工作内容往往繁杂，不能一股脑全部复述。我们可以把手头信息划分为三块。 

第一块：核心成果与亮点。已经落地、取得实效的工作，优先保留，可以辅以简要的数据。 

第二块：现存问题与阻碍。客观说明推进当中遇到的堵点，切忌只诉苦，每一项困难后面尽量附上自己思考的对策方向。 

第三块：琐碎的过程细节。大量事务性、重复性的过程，大胆精简舍弃。很多人汇报容易陷在过程描述里，反复讲自己如何加班、如何奔波，却没有落脚到结果。领导更关心最终成效，而非过程苦劳。

三、预判领导的关注点，提前准备应答素材

站在领导的视角换位思考，想一想听完汇报之后，他大概率会追问哪些问题。 举个例子：某项专项工作进度滞后，领导很可能追问滞后的原因、补救时间节点、责任落实。 针对预判出来的问题，提前准备好相应的数据、情况说明，心里打好腹稿。哪怕领导现场临时提问，也不至于猝不及防。

四、根据汇报场景，把控内容体量

不同场景，汇报时长要有所区分。 

当面简短口头汇报：尽量控制在三至五分钟，抓主干要点即可，不必面面俱到。

正式专题汇报：可以层次更丰富，分板块阐述成果、问题、下一步计划。

微信简短文字汇报：提炼要点，分条罗列，拒绝大段长文本。

小提示：

准备的时候，建议简单列手写要点提纲。不建议逐字写长篇稿子，背诵稿件很容易出现卡顿，看着提纲娓娓道来，表达会更加自然松弛。