“志”识点:如何搜集工作总结与档案资料?

工作总结的主要形式有工作报告、单位年终工作总结、各科室年终工作总结和个人工作总结、经验介绍、典型案例介绍、重要活动总结等。第一，查阅本单位现有的历年工作总结定稿版；第二，可咨询知情人士，如单位老领导、老同事、办公室主任等；第三，可利用网络收集，目前政府工作报告和部分部门总结通过政务公开形式发布，可以通过相关政务网络平台收集。

档案有文书档案、人事档案、科技档案、工程档案等等。与志书相关的主要是文书档案、人事档案、工程档案。其中，文书档案最为重要，也是经常要查找的档案，包括各种通知、布告、报告、批文、统计报表、会议纪要、任免名单、规章制度、工作细则等。

在查档案时同样遵循“先内后外”“先近后远”的原则，即先查询、摘录本单位内部保存的档案，在尽可能掌握内部档案的基础上，再到外单位和各级综合档案馆查询档案。在查询档案过程中，先收集、摘录近几年的档案，然后按照时间顺序，逐年向前推进，这样可以有效减少收集、整理档案的难度。

在实际查找档案过程中，会遇到档案数量浩如烟海、无从下手的局面，这就需要找个“向导”，即档案馆的卷宗目录。目录就是检索档案的工具，这些目录有的是纸质本，有的是卡片，有的是电子文档目录。有了档案目录这个“向导”，查档工作就比较方便。但是只看档案目录，会造成档案资料遗漏的问题，如时间允许，建议逐份档案全文查询，不要怕耗费时间和精力，全文查询往往会有意外的收获。数字化后的档案可以通过关键词检索的方式查询。