今天想跟大家聊聊，我是怎么在工作中用AI的。
很多人可能都有这种感觉：跟AI对话，问一个简单问题，结果出来的答案根本不是自己想要的，然后就觉得，这玩意儿也就那样吧。
但我最近发现，用AI这件事，真的有点像带下属。
我最头疼的“固定格式”报告
先说说我的痛点。
我在一家公司工作，你们懂的，有些报告真的是模板化文章，写得我头疼，特别是我个人，真的很讨厌写这种文体——感觉写了也没用，根本没办法推进事情开展。
但讨厌归讨厌，活还是得干，毕竟我们是有责任心的下属。
我们公司每个月都要开管理层会议，开完之后就有一个固定任务：各个部门要领会领导讲话精神，写学习报告。
然后我们部门的写报告这件事，每次都落在我头上。
以前接到这个任务，我是真的痛苦，不是我谦虚，我是真的不擅长写这种八股文文风的文章。
你得先写：在什么情形下组织的学习会议，为什么要学？
然后写：你们是怎么领会报告里提到的各种精神的？
再写：这些精神和你们部门工作怎么结合？
接着写：结合部门职责和任务，下一步的贯彻落实措施是什么？
最后结尾：还得回扣领导的精神，把精神落实到部门行动里。
这一套下来，我可能一天都憋不出来，因为我以前的经验都是写公司内部需要的实用的方案或者流程、制度文件。所以，经常有时候一天过去了，还在那儿对着电脑发呆，不知道那些内容要怎么关联起来。
我是怎么用AI破局的
但后来AI工具出现了，虽然一开始我也不愿意用，但是也慢慢开始学习和摸索，因为我很喜欢尝试各种提效工具，用着用着，我就发现了一个方法。
首先，我得承认一个事：我之所以能用好AI，可能跟我以前的经历有关。我之前做过顾问，经常带实习生；后来做管理者，也经常带下属，这些经历让我特别擅长一件事——任务拆解。
把一个任务拆成几个步骤，想清楚每一步要什么，然后交代得清清楚楚。
我跟AI之间的关系，就很像管理者和下属的关系。我给他指令，他给我成果；我在这个基础上再给纠偏的提示词；最后，我再整体检查一遍，确保他的理解跟我一致。
具体到这个学习报告，我是这么做的：
第一步：准备素材
我会把领导的讲话报告都下载下来，做脱敏处理——公司名字、领导名字、涉及的部门，统统抹掉。
然后，把我们部门的工作职责、这一年的工作任务和安排，也整理出来。
这两样东西，都作为附件上传给AI。
第二步：写提示词
我会告诉AI：
根据我给你的这些文件，在什么什么背景下，输出一个学习报告
报告的思路框架是123——就是我前面拆解的那几个部分（学习背景、精神领会、结合工作、落实措施、回扣精神）
这是在正式的工作环境中，文档的输出文风必须符合公司的风格
我给你一段我之前写的学习报告做参考，你看我的大标题怎么起的、小标题怎么写的、下面的内容什么调调
第三步：收作业+人工修改
说实话，按照我的这个操作思路，AI出来的东西已经非常不错了，能有80-90分。
然后我需要做人工的检查和调整：把内容贴到word里，按照公司的行文格式要求调整字体，再从头到尾读一遍，甚至是两三遍，看看哪些内容报告里没提到，哪些用词不是我们内部的习惯，改回来。
整个事情做下来，也就一个小时左右。
如果没有AI，我以前可能要花一天，有时候一天都做不完。
效果怎么样？
现在我的同事和领导都会说：你写的真好，都没什么要改的了。
而且，按照我以前的速度，他们会觉得这个报告我花了很长时间精心打磨，但其实，我把省下来的时间都用来做其他事情了。
这里有两个特别重要的提醒：
第一，一定要注意脱敏处理。 公司名字、领导名字、部门信息，都要抹掉，安全第一。
第二，AI出来的东西，你一定要从头到尾通读一遍。 检查他有没有随机冒出一些我们内部不常用的词汇，及时调整，这是你的把关责任。
我的心得：用AI就像带下属
回过头看，我能用好AI，核心不是技术多厉害，而是我做对了几件事。就像带一个新人下属，你要一步一步带他上手：
第一步：把活儿拆碎了教给他
新人刚来，你不能直接甩给他一个完整的任务说“写个报告”，他会懵的。
你得先把活儿拆碎了教给他：你看，这种报告要包含五个部分——先是学习背景，再是精神领会，然后是结合工作，接着是落实措施，最后要回扣主题。每一部分大概写什么内容，我给你讲一遍。
我就是这样对待AI的。接到任务后，我先自己把报告的框架拆清楚，然后在提示词里一条一条列给AI。你拆得越细，AI理解得越准，出来的东西就越像样。
第二步：把标准讲清楚
新人知道要写哪五个部分了，但还不知道写成什么样算好。
这时候你要把标准讲清楚：这是在公司，文风要正式一些；这是我之前写的一份报告，你参考一下我的标题怎么起的、语言什么调调；另外，一定要结合咱们部门的实际工作，别写得太虚。
我给AI也是这样，把公司风格、参考范文、必须结合部门工作这些要求，都一条条说清楚。标准定好了，AI才知道往哪个方向使劲。
第三步：把需要的资料给他
新人想干活，但手头没素材，你总不能让他自己去翻聊天记录找吧。
你得把资料准备好给他：这是领导上次讲话的原文，这是我们部门的职责清单，这是今年的工作任务安排。材料都在这里了，你先看看，写的时候用得上。
我给AI也是，把讲话报告、部门职责这些文件都脱敏处理后，直接上传给他，他手头有料，写出来的东西才不会脱离实际。
第四步：他做完你得检查把关
新人把初稿交上来了，你不能看都不看就直接用。你要从头到尾读一遍，看看有没有理解错的地方，有没有用词不合适的，有没有漏掉重要的内容。
我每次让AI写完，都会做这个检查。贴到word里，逐字逐句看一遍，把不符合我们内部习惯的表达改过来，把报告里没提到的内容补上，这一步不能省，这是你的责任。
这四个步骤走下来，你会发现，带新人和用AI，道理是通的。
第一步是拆解，让下属知道活儿怎么干；第二步是定标准，让下属知道好赖；第三步是给素材，让下属手里有粮；第四步是把关，确保最终成果的质量。
我用这套方法带过实习生，也用这套方法指挥AI。效果都挺好——实习生成长得快，AI产出得准。
写在最后
我以前带下属的时候，最头疼的就是交代不清楚、对方做出来的东西没法用。
现在跟AI协作，反而把我的这个能力激活了——我必须把任务拆得清清楚楚，必须把标准讲得明明白白，必须把素材准备齐全，必须最后亲自把关。
所以我觉得，AI不会取代人，但它会放大你原本就有的能力。你越会带人，就越会用AI。
如果你也经常写这类固定格式的报告，不妨试试这个方法——把AI当成你的新人下属，一步一步带他上手。
希望我的分享对你有帮助。
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