业务交流\秘书工作
如何汇报效果好
文/周国根
须充分准备，忌仓促上阵；须把握时效，忌时机失当；须匹配场合，忌场景错位；须突出重点，忌主次不分；须流畅清晰，忌拖泥带水；须严谨客现，忌美化失真。
汇报工作是机关干部报告情况、反映问题、寻求指导的重要方式，也是组织掌握进展、了解情况、推进工作的重要环节。汇报质量直接关系着组织决策效率和运转效能，提升汇报质量，须注意以下几个问题。
须充分准备，忌仓促上阵
汇报前须全方位做好准备，避免临汇报时手忙脚乱。
做好思想准备。充分认识汇报工作的重要性，摒弃"应付了事""交差完事"的心态。
做好内容准备。情况要掌握清楚，数据要翔实准确，对汇报内容心中有数，防止汇报对象询问细节时"干瞪眼"。
做好对策准备。对涉及问题困难的汇报，不能只将问题困难陈述上交，需提前思考切实可行的解决办法，最好对多种解决方案分析比较，提出科学合理的决策建议。
须把握时效，忌时机失当
找准恰当的汇报时机，是提升汇报质量的重要因素。
紧急工作及时汇报。面对突发重大自然灾害、事故灾难，以及上级紧急指示、重要会议变更等情况，要第一时间汇报，确保信息快速传递。
常规工作择机汇报。对于一般性、事务性、常规性工作，结合汇报对象的工作安排与节奏，在适当时段汇报，既让其了解掌握情况，又不干扰重要工作。
长期工作分段汇报。对于周期长的工作，要进行阶段汇报，既讲阶段性进展成效，也谈下一步面临的困难和问题，方便汇报对象指挥调度。
交办工作主动汇报。养成"事毕回复"的习惯，交办工作完成后立即汇报；暂未完成的，也及时汇报进度和下步计划。同时，避免事无巨细、过于频繁汇报，那样不仅会干扰汇报对象正常工作，也易让人产生"缺乏担当""能力不足"的印象。
须匹配场合，忌场景错位
汇报工作要与汇报对象所处的场合匹配，否则不仅会影响汇报质量，甚至还会造成工作被动。
选择私密场合汇报敏感内容。涉及工作秘密和严格控制知悉范围的事项，应优先选择办公室、会议室等私密场合汇报，不在走廊、过道等公共场所随意提及。
避免重要场合汇报次要内容。当汇报对象正处于研究重要问题、接待重要客人、处理紧急事务等状态时，除非有紧急重要情况须立即汇报，否则不宜贸然打断其工作节奏。
防止非正式场合汇报严肃内容。汇报对象处于休息闲聊、餐叙交流等非正式场合时，不宜汇报严肃、复杂的工作内容，以免汇报对象难以深入思考和有效回应。
须重点突出，忌主次不分
汇报主次不分明、主题不鲜明，可能会让汇报对象对汇报内容印象不深，影响汇报效果。
抓住汇报重点。搞清楚汇报主题、工作重点、成效亮点、问题关键等，对汇报对象想着重了解的地方要详细汇报，做到靶向对标、有的放矢。
把握汇报详略。对重点汇报的内容应着重介绍、说清讲透，对非重点汇报的内容可简要说明、点到即止，确保汇报繁简得宜。
直奔汇报主题。汇报宜开门见山、直截了当，除非汇报对象有要求，否则不进行冗长的背景铺垫、不延伸至其他无关话题、不描述非紧要的细节。
须流畅清晰，忌拖泥带水
流畅清晰的表达，有利于汇报对象快速掌握情况、精准作出判断，反之则会增加沟通成本，影响汇报质量。
条理清晰、逻辑顺畅。先讲最重要的，再讲次要的；先谈结论，再补充论据说明；先提问题，再列出解决方案。切忌"东一榔头，西一棒槌".
心态平和、声音洪亮。思想上重视、心态上放松，避免因紧张导致结结巴巴、错漏频出，给人留下"底气不足""情况不熟"等印象。
口齿清楚、语言干脆。把词用准、把音发准，不能含糊其词，避免频频使用"嗯""啊""这个""那个"等语气词，展现专业素养。
用词简洁、句式简短。常用的、简洁的词语会降低汇报理解的难度，提升汇报质量，而不常用的、晦涩的词语，则会影响对汇报的理解，降低汇报质量，甚至可能造成误解。宜以短句、简单句为主，减少长句、复杂句，让汇报更具节奏感，便于理解。
须严谨客观，忌美化失真
严谨细致、求真务实是保证汇报含"真"量的核心。
确保情况真实。对汇报内容进行严格把关，理论依据、数据图表、案例事例等要有权威出处，对工作的描述要客观准确，保证汇报的"真实度".
敢于揭示问题。敢于正视工作中的问题和不足，不要因为怕问题冲淡了成绩而避重就轻，甚至避而不谈。如果大家都对问题"绕路""打折",组织就很难掌握真实情况，也就无法给予切合实际的指导和支持。
客观展示成绩。全面、准确、真实地展示工作成效，坚持"一就是一、二就是二"的态度，不以偏概全、掺杂水分，不拔高美化、夸大效果，不胡编乱造、揽功诿过，否则不仅会损害汇报工作的严肃性，影响自己在汇报对象心中的形象，还会侵蚀组织内部的信任基础。
(作者单位：贵州省委老干部局办公室)
编辑：雷宁
